Sejak transisi demokrasi di Indonesia pada tahun 1998, sistem pemerintahan mengalami transformasi signifikan dari yang sebelumnya tertutup menjadi lebih terbuka dan partisipatif. Salah satu pencapaian penting dalam proses ini adalah pengesahan Undang-Undang Nomor 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik (UU KIP). UU ini secara tegas menetapkan kewajiban bagi badan publik untuk menyediakan informasi yang berkaitan dengan institusi, kebijakan, dan aktivitas mereka, termasuk aspek keuangan dan penggunaan anggaran. Dengan kata lain, masyarakat berhak mengakses informasi yang relevan dari badan publik.

UU KIP menjadi salah satu tonggak penting dalam mewujudkan pemerintahan yang transparan. Di tingkat global, dorongan untuk meningkatkan keterbukaan informasi juga semakin mendapatkan perhatian. Salah satu inisiatif internasional yang mendukung tujuan ini adalah Open Government Partnership (OGP). Sebagai anggota OGP, Indonesia berkomitmen untuk menjalankan berbagai program yang mendorong transparansi dan keterbukaan informasi di dalam negeri, yang dirumuskan dalam rencana strategis bernama Open Government Indonesia (OGI).

Pengelolaan dan evaluasi OGI dilakukan di bawah koordinasi Unit Kerja Presiden Bidang Pengawasan dan Pengendalian Pembangunan (UKP4). Salah satu langkah strategis yang diambil dalam OGI adalah mempercepat implementasi UU KIP dengan membangun layanan informasi di tingkat pemerintah daerah melalui pembentukan Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi (PPID).

Dalam konteks pemerintahan daerah, PPID adalah pejabat yang diangkat melalui Surat Keputusan Gubernur, Bupati, atau Walikota, yang bertanggung jawab untuk menyimpan, mendokumentasikan, serta menyediakan layanan informasi kepada masyarakat, di bawah pengawasan langsung Sekretaris Daerah. Untuk membantu pemerintah daerah dalam pembentukan dan pengoperasian PPID, diperlukan panduan yang menjelaskan prosedur dan praktik terbaik.

Berdasarkan amanat UU KIP, PPID memiliki tanggung jawab untuk mengumpulkan, mendokumentasikan, menyimpan, dan menyediakan informasi di lingkungan pemerintahan provinsi. Di Kalimantan Timur, PPID telah dibentuk sejak 8 September 2011, yang ditandai dengan terbitnya Surat Keputusan Gubernur Kaltim Nomor 491/K.555/2011, dan diperbaharui dengan Surat Keputusan Nomor 100.3.3.1/K.336/2022.

Struktur PPID di Kalimantan Timur terdiri dari Gubernur sebagai Pembina, Sekretaris Daerah sebagai atasan PPID, dan tim pertimbangan yang terdiri dari pejabat eselon II di lingkungan pemerintah provinsi. PPID Kalimantan Timur dipimpin oleh Kepala Dinas Komunikasi dan Informatika, sementara PPID pelaksana di setiap Organisasi Perangkat Daerah (OPD) ditetapkan melalui Surat Keputusan masing-masing kepala OPD.

Di Badan Pendapatan Daerah  Provinsi Kalimantan Timur, pembentukan PPID didasari oleh Surat Keputusan Kepala Badan Nomor 100.3/K.38.1/Bapenda-I tentang Pembentukan Tim Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi (PPID) Pelaksana pada Badan Pendapatan Daerah Provinsi Kalimantan Timur. Adapun struktur PPID Pelaksana Bapenda Kaltim terdiri dari Kepala Badan sebagai Atasan PPID, Sekretaris Badan sebagai Ketua PPID, Kepala Sub-Bagian Umum sebagai Sekretaris, dan seluruh Kepala Bidang beserta Kepala UPTD PPRD Bapenda Se=Kaltim yang menjadi koordinator pelaksana masing-masing bidang dengan dibantu para anggota.

Hak untuk mengakses informasi merupakan bagian dari Hak Asasi Manusia, dan pemenuhan hak ini menjadi tanggung jawab pemerintah. Melalui UU KIP, diharapkan masyarakat dapat lebih aktif berpartisipasi dalam proses pembangunan, khususnya dalam pengawasan, sehingga kualitas pembangunan yang dilakukan pemerintah dapat meningkat. Implementasi UU KIP juga merupakan langkah strategis menuju pemerintahan yang transparan dan akuntabel, mendukung terciptanya pemerintahan yang bersih dan berwibawa.

A. Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi (PPID)
Berdasarkan Undang-Undang Nomor 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik, untuk mewujudkan pelayanan cepat, tepat, dan sederhana, setiap Badan Publik membentuk Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi. Selanjutnya dalam Peraturan Pemerintah Nomor 61 Tahun 2010 tentang Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 14 tahun 2008 tentang keterbukaan Informasi Publik, PPID harus sudah ditunjuk paling lama 1 (satu) tahun sejak Peraturan Pemerintah ini diundangkan.
Tugas PPID :
1. menyusun dan melaksanakan kebijakan informasi dan menyusun laporan pelaksanaan kebijakan informasi dan dokumentasi;
2. mengkoordinasikan dan mengkonsolidasikan pengumpulan bahan informasi dan dokumentasi dari PPID Pelaksana
3. menyimpan, mendokumentasikan, menyediakan dan memberi pelayanan informasi kepada publik;
4. melakukan verifikasi bahan informasi publik;
5. melakukan uji konsekuensi atas informasi yang dikecualikan;
6. melakukan pemutakhiran informasi dan dokumentasi; dan
7. menyediakan informasi dan dokumentasi untuk diakses oleh masyarakat.
8. melakukan pembinaan, pengawasan, evaluasi dan monitoring atas pelaksanaan kebijakan informasi dan dokumentasi yang dilakukan PPID Pelaksana
9. melaksanakan rapat koordinasi dan rapat kerja secara berkala dan atau sesuai kebutuhan;
10. menugaskan PPID Pelaksana dan/atau Pejabat Fungsional untuk mengumpulkan, mengeloal dan memelihara informasi dan dokumentasi, dan
11. membentuk Tim Fasilitasi penanganan sengketa informasi yang ditetapkan dengan SK Gubernur.
Tugas PPID Pelaksana:
1. membantu PPID melaksanakan tanggung jawab, tugas dan kewenangannya;
2. menyampaikan informasi dan dokumentasi kepada PPID Kalimantan Timur dilakukan paling sedikit 6(enam) bulan sekali atau sesuai kebutuhan;
3. melaksanakan kebijakan teknis informasi dan dokumentasi sesuai dengan tugas pokok dan fungsinya;
4. menjamin ketersediaan dan akselerasi layanan informasi dan dokumentasi bagi pemohon informasi secara cepat, tepat, 5. berkualitas dengan mengedapankan prinsip-prinsip pelayanan prima;
6. mengumpulkan, mengolah, dan mengompilasi bahan dan data lingkup komponen di lingkungan Pemerintahan Provinsi Kalimantan Timur menjadi bahan informasi publik;
7. menyampaikan laporan pelaksanaan kebijakan teknis dan pelayanan informasi dan dokumentasi kepada PPID Kalimantan Timur secara berkala dan sesuai kebutuhan.
B. Standar Operasional Prosedur (SOP) PPID
SOP PPID merupakan salah kelengkapan yang diperlukan untuk mempermudah PPID dalam mengelola dan pemberian layanan informasi kepada masyarakat. Penyusunan satu SOP PPID Pemda berdasarkan pada:
1. PP 61 Tahun 2010 Tentang Pelaksanaan Undang-undang Nomor 14 tahun 2008 Tentang Keterbukaan Informasi Publik;
2. Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 35 Tahun 2010 Tentang Pedoman Pengelolaan Pelayanan Informasi Dan Dokumentasi di Lingkungan Kemendagri dan Pemerintahan Daerah;
3. Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 52 Tahun 2011 Tentang Standar Operasional Prosedur di Lingkungan Pemerintah Provinsi Dan Kabupaten/Kota;
4. Peraturan Komisi Informasi Nomor 1 Tahun 2021 Tentang Standar Layanan Informasi Publik.
C. Daftar Informasi Publik (DIP)
Daftar Informasi Publik adalah catatan yang berisi keterangan secara sistematis tentang seluruh informasi publik yang berada dibawah penguasaan Badan Publik. Daftar Informasi Publik dapat digunakan untuk membantu penyusunan database informasi dan mengetahui informasi apa saja yang dikuasai serta keberadaaan informasi tersebut di unit/satuan kerja. Daftar Informasi Publik juga memudahkan masyarakat saat mencari informasi dan menginformasikan kepada publik mengenai informasi apa saja yang berada di Badan Publik.
D. Ruang Pelayanan Informasi
Ruang pelayanan informasi merupakan tempat pelayanan informasi publik dan berbagai informasi lainnya yang bertujuan untuk memfasilitasi penyampaian informasi publik. Layanan informasi tidak harus dipahami secara sempit sebagai bentuk fisik meja, tapi juga berfungsi sebagai media informasi lainnya. Dalam hal ini perlu disiapkan sarana dan prasarana pendukung dan petugas pelayanan informasinya.
E. Aplikasi PPID Pemda pada Website Pemerintah Daerah
Aplikasi PPID Pemda pada Website Pemerintah Daerah merupakan sistem yang mengintegrasikan proses kerja pelayanan dengan pengelolaan informasi oleh PPID Pemda baik oleh PPID maupun PPID Pelaksana dan digunakan untuk membantu PPID Pemda dalam melaksanakan tugas dan kewenangan secara efektif, efisien dan akuntabel. Sedangkan Website yang ditanamkan aplikasi PPID Pemda berfungsi untuk menyebarkan informasi dan menjembatani Pemerintah Daerah dengan masyarakat.
F. Laporan Pelayanan Informasi
UU KIP mengatur kewajiban Badan Publik untuk membuat dan mengumumkan laporan pelayanan informasinya sebagai proses evaluasi terhadap pelaksanaan kinerja PPID Pemda. Selain diumumkan kepada publik, laporan juga disampaikan kepada Atasan PPID yaitu Sekretaris Daerah kepada Kepala Daerah Gubernur/Bupati/Walikota). Kepala Daerah akan melaporkan pelaksanaan kinerja PPID sebagai bagian didalam Laporan Penyelenggaraan Pemerintahan Daerah (LPPD). Laporan pelaksanaan kinerja PPID didalam LPPD tersebut, selanjutnya oleh PPID Pemda diteruskan menjadi laporan kepada PPID Kemendagri.
G. Pendanaan
Pendanaan PPID diperlukan untuk mendukung pelaksanaan pengelolaan pelayanan informasi publik kepada masyarakat. Sumber pendanaan PPID sebagaimana diatur dalam Pasal 15 Permendagri No 35 tahun 2010 tentang Pedoman Pengelolaan Pelayanan Informasi dan Dokumentasi di Lingkungan Kementerian Dalam Negeri dan Pemerintahan daerah, adalah sebagai berikut:
1. Ayat (2): Segala biaya yang diperlukan untuk pengelolaan pelayanan informasi dan dokumentasi di lingkungan Pemerintahan Provinsi dibebankan pada Anggaran Pendapatan dan Belanja Daerah Provinsi;
2. Ayat (3): Segala biaya yang diperlukan untuk pengelolaan pelayanan informasi dan dokumentasi di lingkungan Pemerintahan Kabupaten/ Kota dibebankan pada Anggaran Pendapatan dan Belanja Daerah Kabupaten/Kota.